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Lorsque vous possédez une entreprise, vous aimeriez penser que chaque client qui vous doit de l'argent paiera intégralement. En réalité, cependant, un certain pourcentage de clients manqueront probablement à leurs obligations. Reconnaissant cela, les normes de comptabilité financière connues sous le nom de PCGR - principes comptables généralement reconnus - comprennent des procédures d'estimation, de déclaration et éventuellement de radiation des créances douteuses.

Comptes débiteurs

Lorsque les clients doivent de l'argent à votre entreprise, cette dette est répertoriée dans votre bilan en tant qu'actif, appelé comptes débiteurs ou « A/R ». Selon les PCGR, vous devez évaluer vos comptes débiteurs impayés de temps à autre - par exemple, une fois par an ou une fois par trimestre - et proposer une estimation de la part du total que vous pensez ne pas pouvoir recouvrer. Les entreprises font leur estimation sur la base de l'expérience passée.

Frais de créance irrécouvrable

Selon les PCGR, lorsque vous effectuez des ventes à des clients, vous reconnaissez immédiatement les revenus sur votre compte de résultat, même lorsque les clients ne paient pas immédiatement. Lorsque vous ne parvenez pas à collecter sur les comptes des clients, vous devez déclarer une dépense pour compenser les revenus que vous avez déclarés au moment de la vente. C'est ce qu'on appelle une «créance irrécouvrable». Mais c'est là que ça devient délicat: vous n'attendez pas que les comptes se détériorent avant de déclarer une dépense. Vous déclarez plutôt une dépense en fonction de l'estimation à laquelle vous êtes arrivé lorsque vous avez analysé vos comptes débiteurs. Supposons que vous ayez 50 000 $ en A / R et que votre analyse suggère que 1 500 $ ne seront pas recouvrables. Les PCGR vous obligent à déclarer immédiatement cette créance irrécouvrable de 1 500 $. Vous ne savez pas quels comptes en particulier vont mal tourner, mais vous savez que certains le feront, et les PCGR insistent pour que vos états financiers le reflètent.

Provision pour créances douteuses

Associé aux comptes débiteurs dans les livres d'une entreprise typique, il existe un compte spécial appelé «provision pour créances douteuses» ou «provision pour comptes irrécouvrables». Il s'agit d'un "contre-actif", ce qui signifie qu'il compense le solde d'un autre compte d'actif - dans ce cas, A/R. Le montant que vous déclarez comme une créance irrécouvrable entre dans cette allocation. En continuant avec l'exemple, vous auriez un solde des comptes débiteurs de 50 000 $ avec une provision de 1 500 $. Selon les PCGR, votre bilan doit indiquer A / R «net de provision». Ainsi, votre bilan indiquerait des comptes débiteurs nets de 48 500 $.

Radiations

À un moment donné, vous jugerez en fait un compte irrécouvrable. Lorsque cela se produit, vous «annulez» le compte. Supposons que vous décidiez qu'une dette spécifique de 100 $ est irrécouvrable. Tout d'abord, vous diminuez vos comptes clients de 100 $. Vous diminuez également la provision pour créances douteuses de 100 $. Ainsi, dans l'exemple, le solde de vos comptes clients tomberait à 49 900 $, tandis que la provision tomberait à 1 400 $. Notez cependant que vos comptes débiteurs nets restent les mêmes: 49 900 $ - 1 400 $ = 48 500 $. Cette radiation n'a lieu qu'au bilan. Vous avez déjà déclaré les dépenses pour créances irrécouvrables, il n'y a donc aucun impact sur le compte de résultat.

Ajustements

S'il reste encore de l'argent dans la provision pour créances douteuses la prochaine fois que vous passerez en revue les comptes clients, vous pourrez peut-être déclarer une créance irrécouvrable moins élevée. Par exemple, supposons qu'il reste 500 $ dans l'allocation lorsque vous effectuez votre examen régulier. Si vous déterminez que 1 300 $ de vos comptes sont irrécouvrables, il vous suffit de déclarer une créance irrécouvrable de 800 $, ce qui permet de récupérer la provision jusqu'aux 1 300 $ nécessaires. D'un autre côté, si votre allocation s'épuise plus rapidement que prévu entre les examens et que vous devez radier davantage de créances irrécouvrables, vous devrez reconstituer la provision en prenant immédiatement une créance irrécouvrable supplémentaire.