Procédures comptables de base

Un système comptable suit et contrôle les revenus et les dépenses d'une entreprise. Les systèmes comptables peuvent être aussi simples qu'un stylo et un bloc-notes, et peuvent être aussi complexes qu'un personnel comptable international de milliers de personnes utilisant les dernières avancées technologiques. Pour les propriétaires de petites entreprises, suivre un ensemble de principes comptables de base peut être un moyen efficace d'acquérir de l'expérience dans la gestion des comptes de votre entreprise.

Collecte de documents financiers

Les registres financiers sont essentiels dans tout système comptable. Les petites et les grandes entreprises devraient mettre en place des systèmes pour s'assurer que tous les revenus et dépenses sont enregistrés d'une manière ou d'une autre, physiquement, électroniquement ou les deux.

Les documents financiers importants comprennent les bandes de caisse enregistreuse, les factures, les factures entrantes, les relevés de salaires, les formulaires fiscaux et les reçus de voyage. Les documents financiers peuvent provenir d'un large éventail d'emplacements et d'employés. Mettre en place un système pour s'assurer que ces documents parviennent à un service comptable central en temps opportun.

Comptabilisation des transactions

Traditionnellement, les comptables utilisaient des documents financiers pour saisir manuellement les transactions dans les différents comptes du système comptable de l'entreprise. Si cela est encore vrai dans une certaine mesure, un grand nombre d'entreprises ont profité des solutions technologiques pour enregistrer automatiquement les transactions.

Un logiciel propriétaire de commande automatique, par exemple, peut être mis en place pour ajuster automatiquement les comptes dans le système comptable via le réseau de l'entreprise. Dans ce cas, les comptables utilisent des documents financiers pour vérifier les registres comptables et enquêter sur tout écart.

Rapprochement des comptes

La vérification de vos comptes par rapport aux enregistrements externes devrait être une activité régulière dans un service de comptabilité. La vérification des enregistrements internes des actifs de l'entreprise par rapport aux relevés de compte bancaire et de portefeuille d'investissement peut alerter votre équipe comptable de toute différence entre les deux, tout comme la vérification de vos enregistrements de comptes fournisseurs avec les enregistrements de vos fournisseurs.

Comptes payables et recevables

Les comptes créditeurs comprennent toutes les sommes dues par votre entreprise à ses fournisseurs et prêteurs. Les comptes débiteurs sont exactement le contraire et se composent de tout l'argent qui vous est dû par les clients et autres débiteurs. Un système comptable complet implique des systèmes de suivi des dates d'échéance et des statuts des comptes créditeurs et débiteurs, et peut même être configuré pour payer automatiquement les factures à temps ou envoyer des notifications aux titulaires de comptes en souffrance.

Rapports internes et externes

La création de rapports pour la direction, les investisseurs et les autres parties prenantes de l'entreprise est une fonction vitale d'un système comptable. Les rapports internes aident les gestionnaires dans la prise de décision en présentant les données opérationnelles de manière stratégiquement pertinente, leur permettant de repérer les tendances et les domaines d'amélioration potentiels.

Les sociétés cotées en bourse sont tenues de soumettre une série de rapports financiers aux autorités fédérales tout au long de l'année, y compris le rapport annuel, le formulaire 10K. Cependant, même les entreprises privées peuvent se trouver obligées de créer des rapports pour les parties prenantes externes, telles que les prêteurs et les investisseurs privés.