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La réception d'un hôtel est peut-être le domaine le plus important de l'organisation. Les employés qui composent son service sont les premiers et parfois les seuls représentants de l'établissement avec lesquels les clients interagissent. Bien que la structure organisationnelle de la réception de l'hôtel varie selon qu'il s'agit d'une petite entreprise ou d'un grand complexe, certains rôles se retrouvent au sein de toutes les organisations.

Réceptionniste

Le responsable de la réception ou le superviseur de la réception à l'étranger pour toutes les opérations de la réception de l'hôtel. En tant que directeur du personnel, cette personne planifie les employés pour s'assurer qu'il y a une couverture adéquate et en tout temps. Elle met également en œuvre toutes les politiques ou procédures administrées par la direction de l'hôtel.

Lorsque des personnalités, telles que des célébrités ou des dignitaires, restent dans l'établissement, elle est souvent chargée de leur accorder l'attention personnelle dont elles ont besoin. Dans la plupart des cas, le responsable de la réception relève du directeur général de l'hôtel.

Le commis aux réservations

Les employés de la réception et des réservations d'une réception d'hôtel interagissent le plus avec les clients. Les commis aux réservations communiquent avec le point de vue des clients par téléphone et Internet, en planifiant leurs séjours et en documentant les besoins particuliers qu'ils peuvent avoir. Par exemple, si un client demande une chambre à un étage non-fumeurs, le commis aux réservations le notera spécialement, afin qu'une chambre appropriée soit prête à l'arrivée du client.

Préposés à la réception et à la réception

Lorsque les clients arrivent, les réceptionnistes les enregistrent, inscrivent leurs noms dans le registre des installations, les attribuent à une chambre et répondent aux questions ou demandes de base que les clients peuvent avoir tout au long de leur séjour. Par exemple, un client peut appeler la réception pour signaler un robinet de salle de bain qui fuit. Le commis communiquerait alors avec le service d'entretien afin que les réparations appropriées puissent être effectuées.

À la fin de votre séjour, un employé de la réception les vérifie. De plus, le réceptionniste signale à la direction toutes les préoccupations de l'invité.

Service de bagagiste ou groom

Un groom ou un portier de l'hôtel accueille les clients une fois qu'ils sont enregistrés dans l'établissement. Cette personne porte les bagages des clients tout en les montrant à leur chambre. S'assurant que tout dans la pièce est en ordre et fonctionne correctement, le portier vérifie l'équipement de la salle, comme l'éclairage et la ventilation. Il peut également instruire les visiteurs sur le fonctionnement des systèmes hôteliers, tels que la télécommande de la télévision et les téléphones.

Concierge pour coordonner les besoins des clients

Le concierge d'un hôtel est un professionnel de la réception qui coordonne les divertissements, les voyages et autres activités des clients. Chaque fois que les clients ont une question, comme l'itinéraire vers les attractions locales, elle trouve la réponse le plus rapidement possible. De plus, elle fait des réservations de restaurant, commande un service de voiture et peut même organiser des achats personnels pour les invités.