Les politiques de remboursement des repas par l'entreprise

Les petites entreprises comptent sur les employés pour voyager ou rencontrer des clients pour développer leur entreprise, ce qui peut souvent impliquer des réunions d'affaires pendant les repas. Les employés qui engagent des frais de repas s'attendent à ce que leurs employeurs les remboursent. La clé pour les employeurs est d'élaborer des politiques de remboursement des repas qui garantissent que les frais de repas des employés ne sont pas excessifs et que les remboursements sont soumis en temps opportun et de manière détaillée.

Demande de remboursement

La plupart des entreprises exigent des employés qu'ils remettent un rapport de dépenses détaillant leurs dépenses de repas. Avec le formulaire, une employée doit joindre les reçus nécessaires pour ses dépenses de repas. Ces rapports vont à son superviseur, qui doit approuver les dépenses avant de les remettre au service des comptes fournisseurs de l'entreprise.

Afin de respecter les délais de paiement, les employés disposent d'un certain temps pour soumettre leur note de frais afin d'être remboursés. Cette période peut être comprise entre 30 jours et 90 jours après la dépense de repas. Pour les propriétaires de petites entreprises, il est préférable que les rapports de dépenses soient soumis avant la fin du mois afin qu'ils puissent être traités. Le cycle de clôture de fin de mois peut être de sept jours, de sorte que les frais de soutien devraient être au moins trois jours avant le début de ce cycle.

Reçus

Les politiques de l'entreprise concernant le remboursement des repas peuvent être clémentes en ce qui concerne les reçus que l'employé doit soumettre avec sa note de frais. Par exemple, les repas qui coûtent moins de 5 $ n'ont souvent pas besoin d'être accompagnés d'un reçu. Cependant, les repas qui coûtent plus de 30 $ nécessitent presque toujours un reçu. Si l'employeur paie par carte de crédit, le reçu détaillé peut être exigé, pas seulement le reçu de la carte de crédit.

Montants maximum

Les entreprises qui permettent aux employés de se faire rembourser les frais de repas fixent souvent des limites sur le montant que l'employé sera remboursé. En général, les employés peuvent prendre trois repas par jour: le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner. Bien que les montants alloués varient considérablement, le manuel de l'employé indique qu'ils sont de 12 $ pour le petit-déjeuner et le déjeuner par jour et de 30 $ pour le dîner par jour.

Les collations, ou entre les repas, ne sont généralement pas couvertes, pas plus que les boissons alcoolisées. Ces montants maximaux peuvent être ajustés si l'employé paie la note dans le cadre d'une réunion d'affaires avec d'autres collègues au sein de l'entreprise. Il en va de même si l'employée prend en charge le repas d'un client qu'elle emmène manger dans le cadre d'une réunion d'affaires.

Documentation

L'employée devra documenter le nom du restaurant et la date du repas dans son rapport de dépenses.

De plus, les politiques de remboursement des repas peuvent exiger que l'employé documente le nom de toute autre personne présente au repas. Cela n'est pas seulement exigé par l'entreprise, mais également exigé par l'Internal Revenue Service. Le nom, le titre et l'entreprise de la personne doivent être documentés, ainsi que le nom du restaurant.

Emplacement

Selon la ville dans laquelle l'employé mange, le montant maximum qu'il peut dépenser pour ses repas peut être plus ou moins élevé. De nombreuses entreprises se rendent compte que le coût d'un repas sera plus élevé dans une ville où le coût de la vie est plus élevé. Pour compenser cette différence, les entreprises permettront aux employés qui voyagent dans des endroits où le coût de la vie est plus élevé de pouvoir dépenser davantage pour leurs repas si nécessaire.