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Microsoft PowerPoint propose plusieurs options qui placent toute présentation dans un format «lecture seule» qui permet l'affichage et l'impression, mais pas la modification. Celles-ci sont pratiques pour plusieurs raisons, en fonction des paramètres que vous utilisez. Ils informent les utilisateurs de ne pas modifier les documents, authentifient votre travail et le protègent. Si vous recevez une présentation PowerPoint dans un format en lecture seule, un format « protégé » protège également votre ordinateur contre les logiciels malveillants potentiellement dangereux.

Marquer la présentation comme finale

Si vous avez terminé une présentation et prêt à la partager électroniquement, la marquer comme "finale" et en lecture seule indique à ceux qui l'ouvrent qu'elle ne doit pas être modifiée et la bloque contre toute modification. Pour marquer un document comme final, cliquez sur l'onglet "Fichier" dans votre présentation ouverte et cliquez sur "Info". Cliquez sur "Protéger la présentation" dans la case "Autorisations" et sélectionnez "Marquer comme final". PowerPoint enregistrera la présentation et informera quiconque l'ouvrira de son état en lecture seule.

Paramètres d'autorisations

L'ajustement des « autorisations » vous permet de contrôler qui peut modifier ou afficher la présentation et qui ne le peut pas. Ceci est particulièrement utile si vous partagez le document sur un réseau dans votre maison ou votre entreprise. Vous avez besoin d'un identifiant Windows Live ID ou d'un compte Microsoft Windows pour accéder à cette fonctionnalité gratuite. Pour contrôler les autorisations, cliquez sur l'onglet "Fichier" dans votre présentation ouverte et cliquez sur "Info". Cliquez sur «Protéger la présentation» dans la case «Autorisations» et sélectionnez «Restreindre l'autorisation par les personnes». Choisissez «Accès restreint» et indiquez quels autres utilisateurs de compte sur votre réseau peuvent modifier ou afficher le document. Si vous ne possédez pas de compte, PowerPoint vous invitera à en créer un afin que vous puissiez accéder au service Microsoft Information Rights Management.

Signature numérique

Une signature numérique authentifie votre présentation afin que quiconque l'ouvre sache qu'elle a été créée par vous. Si quelqu'un d'autre que vous le modifie, la signature numérique disparaît et la présentation n'est plus authentique. Les signatures fonctionnent grâce à la cryptographie informatique, de sorte que les autres ne peuvent pas falsifier votre signature tant qu'ils n'ont pas accès à votre ordinateur ou à votre compte utilisateur. Pour utiliser une signature numérique, cliquez sur l'onglet "Fichier" dans votre présentation ouverte et cliquez sur "Info". Cliquez sur «Protéger la présentation» dans la case «Autorisations» et sélectionnez «Ajouter une signature numérique». Suivez les invites pour terminer le processus de signature numérique.

Vue protégée automatique

PowerPoint place automatiquement toute présentation que vous téléchargez à partir d'Internet en « Mode protégé ». Lorsque vous l'ouvrez, il restera en mode protégé jusqu'à ce que vous cliquiez sur «Activer la modification» en haut de la présentation. De même, toute personne qui ouvre une présentation que vous lui envoyez par e-mail l'ouvrira en vue protégée si cette fonctionnalité est activée dans sa version de PowerPoint. Cette fonctionnalité protège votre ordinateur contre les virus, vers ou autres logiciels malveillants qui peuvent être stockés dans des fichiers provenant d'emplacements inconnus.