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Les entreprises qui utilisent la comptabilité d'exercice se retrouvent souvent avec des dépenses reportées dans leurs bilans. En effet, dans le cadre de la comptabilité d'exercice, les comptables reconnaissent les dépenses lorsqu'elles surviennent, et non lorsque l'entreprise paie les factures. Une fois que l'entreprise est en mesure de comptabiliser la dépense, le comptable retire la dépense différée du bilan.

Principes de base des dépenses différées

Une dépense reportée, ou une dépense payée d'avance, est une dépense que la société prévoit de comptabiliser dans une période comptable ultérieure. Si vous avez payé pour un service ou un produit et qu'il n'a pas encore été livré ou réalisé, vous avez une dépense différée. Prenons l'exemple d'une entreprise qui paie un montant forfaitaire de 1 200 $ pour six mois d'assurance responsabilité civile. Même si l'entreprise paie d'avance, elle doit comptabiliser la dépense de manière égale au cours des six mois suivants. Le comptable de l'entreprise doit reconnaître 200 $ de frais d'assurance pour le premier mois et reporter les 1 000 $ restants.

Dépenses différées versus charges à payer

Les propriétaires d'entreprise confondent souvent les dépenses reportées et les dépenses à payer. Bien que les termes semblent similaires, ils représentent des scénarios opposés. Les dépenses reportées se produisent lorsqu'une entreprise paie un produit par anticipation. C'est-à-dire que l'argent a quitté l'entreprise mais n'a pas encore bénéficié du produit. En revanche, les charges à payer sont celles que vous avez comptabilisées mais que vous n'avez pas encore payées. Par exemple, si une entreprise rembourse les intérêts sur un prêt une fois tous les trois mois, elle accumule les frais d'intérêts les mois qu'elle ne paie pas. Les charges à payer sont souvent appelées dettes et sont inscrites au passif du bilan.

Traitement du bilan

Les charges reportées sont inscrites à l'actif du bilan. Les comptables considèrent les dépenses reportées comme des actifs car elles fourniront à l'entreprise un bien ou un service à un moment ultérieur. Par exemple, le comptable enregistrant la transaction d'assurance débiterait les dépenses reportées, un compte d'actif, pour 1 000 $, et créditerait la trésorerie pour 1 000 $.

Reconnaître les dépenses reportées

Une fois que l'entreprise reçoit l'avantage de la dépense reportée, elle doit comptabiliser la dépense. Pour les dépenses reportées comme le loyer et l'assurance, le comptable enregistre généralement un lot d'entrées mensuelles pour reconnaître les dépenses qui ont été reportées. Pour comptabiliser la charge, le comptable débite la charge d'assurance et crédite le compte d'actif de charges reportées. Cette écriture supprime l'actif du bilan et le transfère au compte de résultat en tant que dépense.