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Chaque entreprise dépend de certaines « données », qui vont de la rétention du personnel clé à la planification d'urgence en passant par les accords de crédit. Mais que se passe-t-il lorsqu'un PDG relativement jeune est tué dans un accident ou lorsqu'un tremblement de terre détruit le siège d'une entreprise ? Ou, lorsqu'une marge de crédit est annulée de manière inattendue? Il existe pratiquement un nombre infini de choses qui peuvent mal tourner et avoir un impact négatif sur une entreprise.

Il y a même de façon inattendue bien des choses qui peuvent être perturbatrices - un exemple classique est la petite entreprise qui obtient un énorme contrat bien au-delà de la capacité actuelle de l'entreprise à le remplir. Les plans d'urgence définissent ce qui doit se passer lorsqu'un ou plusieurs de ces événements inattendus se produisent. Chaque entreprise, grande ou petite, a besoin de son propre plan d'urgence unique.

Les exemples suivants expliquent comment les exigences de la SEC relatives aux plans d'urgence peuvent affecter une entreprise.

Quel est le problème?

Chaque plan d'urgence répond à une question sur un problème. Dans ce cas, la SEC exige que chaque société de conseil en investissement enregistrée ait dans ses dossiers des plans garantissant que l'entreprise puisse aller de l'avant et traiter équitablement avec ses clients investisseurs dans le cas où le chef de la société deviendrait indisponible en raison d'un décès, d'une maladie grave ou d'un accident. . La question est simplement: Comment le cabinet répondra-t-il aux besoins des clients lorsque le chef du cabinet devient indisponible?

Disponibilité des informations et des données

La première chose que la SEC exige, c'est qu'il y aura toujours des moyens pour que les clients puissent accéder à leurs informations dans les comptes de l'entreprise, surtout le registre des avoirs en actions actuels de chaque client, mais aussi des documents essentiels liés aux conseils fiscaux et à la planification de la retraite. Le plan de contingence répond à ce besoin de deux manières :

• Il indique que toutes les informations client sont stockées sur l'ordinateur principal de l'entreprise et que l'ordinateur est sauvegardé en continu sur un disque local distinct et sur le cloud. Des informations de récupération spécifiques sont fournies.

• Il stipule que les registres de tous les avoirs des clients sont également conservés à la maison de courtage où la société exécute toutes les transactions et que chaque client a un accès illimité aux registres de la maison de courtage.

Ce plan de disponibilité des données en deux étapes garantit que si le bâtiment de l'entreprise est détruit, les informations restent entièrement disponibles hors site, à la fois pour l'entreprise et, de manière indépendante, pour ses clients. Étant donné que la maison de courtage correspondante de la société a la même obligation de disponibilité des informations que la société de conseil, prescrite par la SEC, les dossiers des clients conservés par la maison de courtage sont également disponibles à un emplacement hors site tenu par la maison de courtage. Ainsi, les enregistrements des clients sont stockés et maintenus en permanence dans au moins quatre emplacements physiques distincts et sur le cloud.

Moyens de communication alternatifs entre les conseillers et les clients

La SEC exige également que chaque entreprise dispose d'un autre moyen de communication avec les clients. Disposer de moyens alternatifs permet au cabinet de continuer à gérer les comptes clients en temps opportun en cas de catastrophe. En plus de l'adresse électronique et du numéro de téléphone du cabinet, le cabinet maintient une boîte aux lettres dans une autre ville et rappelle périodiquement à chacun de ses clients cette adresse alternative. Le responsable de l'entreprise dispose également d'un compte de téléphone portable dédié distinct du compte de téléphone professionnel de l'entreprise ou de son numéro de portable personnel et s'assure que chaque client connaît ce numéro indépendant.

Autres communications entre le conseiller et les employés

Dans cette petite entreprise, seul le mandant a le pouvoir de négocier au nom de ses clients; par conséquent, un autre moyen de communication entre le conseiller principal et un seul employé de bureau n'est pas nécessaire pour garantir que l'entreprise puisse continuer sans interruption. Si la société avait plusieurs conseillers inscrits s'occupant des comptes clients, d'autres moyens de communication similaires à ceux requis pour le conseiller principal seraient requis et en place.

Exigences réglementaires en matière de rapports

Parce que les enregistrements commerciaux sont stockés dans plusieurs emplacements physiques et sont également stockés sur le cloud, où ils sont disponibles quel que soit l'emplacement du conseiller. Tant que le conseiller est en assez bonne santé et sain d’esprit, aucune catastrophe physique ni aucune urgence n’entraveront les obligations réglementaires rares et occasionnelles de l’entreprise.

Si le conseiller est gravement malade, décédé ou mal d’esprit, l’épouse du conseiller - un professionnel du marketing bien établi - a mis en place des instructions pour informer les clients, qui lui sont tous personnellement connus. Elle est également instruite sur la façon de mettre fin à l'entreprise en tant qu'institution enregistrée, avec notification à la SEC. À ce stade, l'entreprise cessera et les clients assumeront la responsabilité de leurs propres comptes avec un minimum de perturbations.

Accès aux fonds en cas de résiliation du cabinet

Les clients ont un accès continu et sans entrave aux fonds et aux dossiers à tout moment par l'intermédiaire du courtier correspondant de l'entreprise.

Les plats à emporter pour tous les types de plans d'urgence

Ce plan d'urgence particulier pour un petit service de conseil en placement enregistré fournit de bonnes informations sur les plans d'urgence en général :

• Chaque plan d'urgence a pour origine la réponse à une question spécifique, ici : « Quelles garanties existent pour la poursuite ou la cessation ordonnée de ce service en cas d'incapacité du conseiller principal à poursuivre l'entreprise ? »

• Chaque plan d'urgence prévoit spécifique solutions à un ou plusieurs particulier questions.
• Le plan adresse comment l'entreprise répond en interne à l'événement et aussi comment il réagit à l'événement à l'extérieur.
• Des plans d'urgence plus complets consistent probablement en plusieurs plans spécifiques différents comme celui de l'exemple, chacun d'eux aborde une crise spécifique ou un événement inattendu.

Ce plan particulier aborde deux problèmes communs à de nombreux plans d'urgence: la perte de données et l'incapacité du leadership. Les autres problèmes que les plans d'urgence abordent souvent sont:

• catastrophes naturelles (également implicites dans l'exemple)
• les menaces à la sécurité publique, les blessures des employés et des clients et les accidents du travail en général
• mauvaise gestion, délibérée ou involontaire
• planification réactive à des problèmes spécifiques de responsabilité du fait des produits.