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Une mauvaise communication sur le lieu de travail nuit aux relations et à la productivité globale. Une communication solide fournit des informations précises d'une manière que le destinataire peut comprendre et utiliser. Souvent, une communication faible est le résultat d'un manque de considération du message et de son support.

Choisissez le public approprié

Le choix d'un public pour votre message peut être délicat. Envoyer un e-mail à tout le monde dans l'entreprise lorsque vos informations ne concernent que six personnes environ, contribue à la surcharge des boîtes aux lettres. En fait, vous pourriez finir par passer le reste de votre journée de travail à attendre des opinions non sollicitées et souvent inutiles de la part de tous ceux qui ont reçu votre message.

En même temps, vous ne voulez pas laisser quelqu'un par inadvertance en dehors de la conversation, s'il doit en faire partie. Prenez le temps de réfléchir aux personnes qui devraient faire partie d'une réunion, d'une conférence téléphonique ou d'une liste de diffusion. Si vous n'êtes pas sûr, demandez des commentaires à votre superviseur ou demandez à la personne en question si elle souhaite participer à la discussion.

Sélectionnez le bon support

Le bureau moderne propose plusieurs supports de communication, notamment le courrier électronique, la messagerie instantanée et les SMS, les discussions en face à face, les appels téléphoniques et la vidéoconférence. Malheureusement, tous ces choix peuvent entraver la communication au lieu de la faciliter. Par conséquent, les personnes de votre bureau peuvent opter pour le média avec lequel elles se sentent le plus à l'aise, et non celle qui convient le mieux au message.

Un exemple de ceci est d'annoncer de mauvaises nouvelles à un employé. Si vous ou l'un de vos managers devez licencier un travailleur, l'informer de l'échec d'un projet ou lui expliquer qu'il n'a pas obtenu la promotion qu'il souhaitait, parlez-lui en face à face. Rencontrer l'employé en personne démontre de la compassion et du respect, renforce le sérieux de la communication et lui permet de poser des questions.

Il est également important d'être flexible et de changer de support lorsqu'il devient évident que celui que vous utilisez ne fonctionne plus. Si vous commencez à communiquer par e-mail, mais constatez que vous êtes incompris ou que vous vivez de nombreux échanges, essayez de clarifier les détails et de répondre aux questions, arrêtez les e-mails. Appelez plutôt la personne avec laquelle vous communiquez ou arrêtez-vous à son bureau pour poursuivre la conversation.

Fournir suffisamment de détails dans les e-mails

Le désir d'éviter les courriels trop longs et complexes est noble. Dans le même temps, certaines personnes ont tendance à envoyer des e-mails trop brefs et ne parviennent pas à communiquer des informations importantes. À tout le moins, un e-mail doit mettre en évidence des informations critiques et fournir aux destinataires des documents ou des liens qu'ils peuvent utiliser pour faire plus de recherche:

Exemples:

Un email trop bref:

« La réglementation régissant les frais de licence pour les cosmétologues a changé. Consultez ce lien : //www.statecosmotologyboard.org pour le texte intégral de la nouvelle réglementation. »

Un e-mail utile :

«Nous avons appris qu'il y a eu un changement dans les frais de licence de cosmétologie en Géorgie. Les nouveaux frais entrent en vigueur le 1er octobre 2018:

Les frais pour les nouveaux titulaires de licence sont maintenant de 25 $ par année.

Les frais de renouvellement d'une licence sont de 20 $, payables tous les trois ans.

Les frais de licence réciproques (pour ceux qui souhaitent transférer leur licence d'un autre État) sont de 25 $.

Vous pouvez lire le texte intégral sur le site Web du département: //www.statecosmotologyboard.org. Faites moi savoir si vous avez des questions."

Utilisez une orthographe, une ponctuation et une grammaire correctes

Une mauvaise orthographe, ponctuation et grammaire rend non seulement la communication difficile à comprendre, mais elle mine également la crédibilité du communicateur. Tout le monde dans votre organisation doit être encouragé à utiliser les vérificateurs d'orthographe et de grammaire inclus dans la plupart des programmes de traitement de texte. De plus, les travailleurs doivent se donner suffisamment de temps pour produire une communication écrite afin qu'ils puissent relire et éditer leur travail.

Vérifier les faits et les informations

La désinformation peut nuire au moral au travail et entraîner des erreurs coûteuses. Tous les travailleurs devraient être encouragés à prendre le temps de vérifier les informations avant de les communiquer verbalement ou par écrit. Si la vérification n'est pas possible, il est essentiel de noter l'éventuelle inexactitude.

Exemples:

Lorsque l'écrivain n'est pas sûr d'un fait:

" Je crois que M. Jones a servi dans l'armée dans les années 1990, mais je ne suis pas en mesure de le vérifier à partir de son curriculum vitae en ligne. J'ai un coup de fil pour lui demander des éclaircissements et je mettrai tout le monde au courant dès que j'aurai une réponse.

Lorsque l'information implique une promesse qui peut ne pas être tenue:

«Notre fournisseur nous a dit que nous pouvons nous attendre à un délai d'exécution de cinq jours pour notre commande, malgré le fait que la zone pourrait être touchée par de violentes tempêtes en milieu de semaine. Le fournisseur nous a assuré qu'il disposait de systèmes de sauvegarde qui lui permettront de Cependant, la puissance après un ouragan peut être instable, je pense donc qu'il est préférable de conseiller à notre équipe de se préparer à un retard de livraison du produit. "

Rechercher un examen par un tiers

Un inconvénient de la communication écrite est qu'elle peut être plus susceptible d'être mal interprétée. Faites votre part pour éviter les malentendus en demandant aux autres de lire les mémos, courriels et lettres importants avant de les envoyer. Demandez à vos évaluateurs de fournir un résumé de votre communication : si vous identifiez des domaines dans lesquels vous avez été mal compris, apportez les modifications appropriées avant la diffusion.