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Lorsque vous planifiez le démarrage de votre entreprise, de nombreux facteurs doivent être pris en compte. Quels produits allez-vous vendre? Aurez-vous un espace physique, opérerez-vous principalement en ligne – ou offrirez-vous une combinaison des deux ? Avez-vous besoin d'employés? En plus de tous ces détails, il y a une autre décision essentielle que vous devez prendre pour bien mettre en place votre entreprise : utiliserez-vous un système de comptabilité de caisse ou de comptabilité d'exercice ? La comptabilité de caisse peut convenir lorsque vous débutez, mais vous voudrez peut-être envisager sérieusement de mordre la balle et de mettre en place une méthode de comptabilité d'exercice dès le début.

Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?

La comptabilité d'exercice est une méthode utilisée pour enregistrer les transactions lorsqu'elles se produisent au lieu de l'échange d'argent. Par exemple, si un client achète pour 500 $ de marchandises et que vous le facturez pour les articles, même si vous ne recevrez l'argent que plus tard, la vente est immédiatement enregistrée dans votre système comptable. Les dépenses peuvent également être traitées de la même manière. Si vous achetez du matériel de bureau et utilisez la carte de crédit de l'entreprise, même si vous ne payez pas la carte pendant un mois, la dépense est enregistrée dans le système comptable le jour de l'achat.

Avantages de la comptabilité d'exercice

La comptabilité d'exercice présente plusieurs avantages, dont la plupart sont liés à une déclaration précise des revenus et des dépenses :

1. Il fournit une image précise des flux de trésorerie globaux de l'entreprise. De nombreuses transactions commerciales se déroulent sur une période de plusieurs mois et donc sur plusieurs périodes comptables. La comptabilité d'exercice reflète que les revenus et les dépenses générés au cours d'un mois peuvent être reportés au mois suivant ou même plus longtemps.
2. Les investisseurs préfèrent la comptabilité d'exercice. Une entreprise qui utilise la comptabilité d'exercice est souvent considérée comme plus permanente et établie que les entreprises qui utilisent des méthodes de comptabilité de caisse.
3. C'est la méthode préférée pour les PCGR. Les principes comptables généralement reconnus énoncés par le Financial Accounting Standards Board préfèrent la comptabilité d'exercice à la comptabilité de caisse, car les états financiers d'une entreprise qui utilise la comptabilité d'exercice sont jugés plus précis car les transactions reflètent le moment où elles ont réellement eu lieu plutôt que le moment où l'argent est échangé.

Inconvénients de la comptabilité d'exercice

L'utilisation de la méthode de comptabilité d'exercice présente certains inconvénients, dont la plupart sont liés au personnel nécessaire à la maintenance du système:

1. Les petites entreprises peuvent manquer du personnel nécessaire pour gérer cette méthode. Les grandes entreprises ont généralement du personnel, voire un service entier, dédié au suivi et à la déclaration des transactions. Par exemple, un hôpital peut avoir un service des comptes clients pour suivre la facturation des patients et un service des comptes fournisseurs pour suivre les dépenses hospitalières.
2. La comptabilité d'exercice nécessite au moins un rapport mensuel. Afin de rester précise, la comptabilité d'exercice a besoin de rapports fréquents générés. Il s'agit généralement des états financiers mensuels que la plupart des chefs d'entreprise connaissent, comme le compte de résultat et le bilan. Mais les rapports sur les comptes débiteurs et les comptes fournisseurs sont souvent générés plus fréquemment.
3. Les taxes. Bien que l'utilisation de la comptabilité d'exercice présente l'avantage de pouvoir déclarer le revenu lorsque la vente est engagée au lieu d'attendre d'avoir des liquidités en main, cela signifie également qu'une entreprise paie des impôts sur l'argent qu'elle n'a pas reçu.

La comptabilité d'exercice convient-elle à votre entreprise?

Si vous envisagez de rechercher un financement extérieur pour votre entreprise à un moment donné, la méthode de comptabilité d'exercice est probablement votre meilleur choix. Vous pouvez exécuter un système de comptabilité d'exercice comme un système de caisse simplement en n'accordant pas de crédit ou en utilisant le crédit pour les transactions vous-même. De plus, si vous commencez par utiliser la comptabilité de caisse et que vous souhaitez ensuite passer à la comptabilité d'exercice un an ou deux plus tard, vous devrez demander l'autorisation de l'Internal Revenue Service pour le faire.